SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INTRODUCCION:

Los sistemas de información se originan en casi todas las áreas de una empresa y se relacionan con todos los problemas de la empresa.

De ahí la definición de que un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Para tener un buen sistema se deben tomar en cuenta dos aspectos básicos, desde el hardware necesario para que el sistema pueda operarse y el recurso humano que interactúa con el sistema de información.

En el desarrollo de los sistemas de información se puede observar que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe tenerse para utilizar la tecnología de la información, lo que trae como consecuencia la mejora en el desempeño de la organización, e incluye beneficios tanto para sus empleados, clientes y personas que tengan que ver con ella.

Cada departamento de una empresa en cualquier sector requerirá de sistemas de información, desde oficinas gubernamentales, fábricas, o desde la contabilidad hasta la mercadotecnia, los sistemas de información son herramientas clave para el procesamiento de transacciones, toma de decisiones, resolución de problemas y las operaciones de toda organización.

Debido a que los sistemas de información se tienen en todas las empresas de una forma u otra, el desarrollo del presente trabajo se enfocará a lo que la mayoría de éstas tienen:

      Contabilidad y finanzas Recursos humanos.

      Mercadotecnia.

      Almacén en compras y ventas.

Existen más áreas de aplicación de los sistemas de información pero todo eso dependerá del tipo de empresa y el giro que tenga, para desarrollar incluso más sistemas de información que los tradicionales o comunes.

REFLEXION INICIAL:

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario para el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:

      Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.

      Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.

      Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

      Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.

      Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.

DEFINICIÓN DE SISTEMA

Un Sistema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetivo.

Un conjunto de partes.

Un sistema tiene más de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema muy conocido que se llama automóvil.

Partes integradas.

Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecánicos y electrónicos, como son las lavadoras los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de administración de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados.

El propósito de lograr algún objetivo en común.

El sistema se diseña para alcanzar uno o más objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema.

Si definimos al sistema como un conjunto de elementos íntimamente interrelacionados, podemos agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propósitos u objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de naturaleza teleológica por lo tanto un sistema es un plan diseño o método de organización cuya finalidad es lograr algún propósito.

Otras dos características fundamentales de los sistemas son los siguientes:

      Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuación mayor o menor que la de la suma de sus partes.

      Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos.

Un sistema de información recoge, procesa, almacena, analiza y difunde información para lograr un objetivo específico.

Además, también se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a todos los niveles de la organización: nivel inferior, nivel medio y nivel superior.

Nivel inferior (operativo): la información que se requiere en este nivel, debe difundir con facilidad el estado y actividades actuales dentro de las funciones básicas del negocio. Con ello se toman decisiones rutinarias, como la cantidad de materias primas requeridas, reabastecimiento de inventario, etc.

Nivel medio: Las decisiones que se toman en este nivel requieren de más tiempo y experiencia. La información que se necesita implica la revisión de resúmenes y análisis de datos históricos que permiten planificar y controlar operaciones e implementar políticas que han sido formuladas por la administración superior.

Nivel superior: Se toman decisiones a largo plazo que generalmente son impredecibles y se relacionan con actividades pasadas, presentes y algunas veces futuras, por lo cual se requiere de mayor experiencia y buen juicio.

La información que se requiere en este nivel debe detallar todas las operaciones de la compañía y sus departamentos, las cuales se encaminan hacia la planificación estratégica, la asignación de recursos y la formulación de políticas.

OBJETIVOS

Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrínsecos y los asignados.

Los objetivos intrínsecos son los propósitos que el sistema adquiere con su propia conformación y que constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propósitos muy básicos, derivados de la forma de interacción de sus partes.

Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificación al mismo, para que realice las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo.

DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ACTIVIDADES BÁSICAS.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Un Sistema de Información es el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusión de datos o información en una organización.

Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrónico de datos son el sistema de computación, el sistema de numeración y el sistema Operativo.

Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.

Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él sistema de información para generar como resultado la información que se desea.

Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación, se definirán cada una de estas actividades.

Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.

Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son USB discos duros, discos ópticos, discos de estado sólido, etc. Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:

      Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

      Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que esté disponible cuando se necesite.

      Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y toma de decisiones en sus empresas.

IMPACTO ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACONES

¿Cómo transforman los sistemas de información en los negocios y su presencia en la globalización?

Particularmente en estos últimos años, los sistemas de información han ido evolucionando y con ello también la forma en que operan los negocios, los productos y los servicios. Actualmente los negocios se han ido gestionando de una forma tradicional a una tecnológica, es decir, mediante el uso de la tecnología (del entorno informático, internet, conectividad y nuevos recursos de comunicación) ha sido más fácil la comunicación entre clientes, proveedores y la empresa. Cada vez más negocios comienzan a moverse hacia el internet, comienzan hacer uso de las tecnologías para administrar, las redes sociales para el trabajo de difusión y fidelización. Esto ha permitido que los negocios se extiendas más allá de sus límites territoriales físicos, rompen barreras y realizan negocios en distintas partes del mundo, incluso teniendo empleados en diferentes ciudades dentro su país de origen o de otros países. El uso de las tecnologías ha propiciado que nuevos negocios e industrias aparezcan, los anteriores desaparezcan y las que aprenden a implementar correctamente los nuevos sistemas de información se posicionen estas nuevas relaciones con clientes o usuarios de acuerdo a las experiencias de innovación. Las principales tendencias de los nuevos sistemas de información son: (1) Plataforma digital dinámica orientada a la conectividad móvil, (2) El crecimiento del software en línea en modo tiempo real como un servicio; (3) Y el crecimiento.

¿NOVEDADES EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES?

Se trata de tecnologías que tienen un gran potencial de agregar valor en distintos procesos gerenciales. Las organizaciones en general deberán estar atentas e informarse sobre las posibilidades que abren estas herramientas capaces de generar un gran impacto, cambiar procesos y traducirse en mejoras muy disruptivas.

Inteligencia Artificial (IA)

Es la herramienta por excelencia de los nuevos tiempos. Incluso, muchas de las otras tendencias tienen sentido o funcionan gracias a la IA. Crear sistemas que aprendan, se adapten y actúen con autonomía será un campo de batalla importante para los proveedores de tecnología. La capacidad de usar IA para mejorar la toma de decisiones, reinventar modelos de negocios y ecosistemas, y rehacer la experiencia del cliente será un área en expansión por lo menos en la siguiente década.

Aplicaciones y análisis inteligentes

En los próximos años, prácticamente todas las aplicaciones y servicios incorporarán algún nivel de IA. Las aplicaciones inteligentes crean una nueva capa intermedia inteligente entre personas y sistemas y tienen el potencial de transformar la naturaleza y la estructura del lugar de trabajo. Es importante tener en cuenta que "Las aplicaciones inteligentes no deben ser pensadas como una forma de reemplazar a las personas, sino como una forma de aumentar la actividad humana." Así se crean equipos “hechos por computadora”.

Cosas inteligentes

Se trata de vehículos autónomos, robots, sistemas industriales y de consumo conectados a Internet de las cosas y drones, que, gracias a la IA, comienzan a ofrecer nuevas capacidades mejoradas e interactuar más naturalmente con su entorno y con las personas, como los sistemas industriales y de consumo conectados a Internet de las cosas. Existen áreas en las que estas soluciones se están aplicando, por ejemplo, el uso de vehículos autónomos en entornos controlados como en agricultura y minería.

Plataformas conversacionales

Las plataformas conversacionales impulsarán el próximo gran cambio de paradigma en la forma en que los humanos interactúan con el mundo digital. En los próximos años, las interfaces conversacionales se convierten en un objetivo de diseño principal para la interacción del usuario. Ya se advierte que las plataformas de conversación han llegado a un punto de inflexión en términos de comprensión del lenguaje y la intención básica del usuario, pero aún se quedan cortas.

Experiencias inmersivas

La realidad virtual (VR), realidad aumentada (AR) y realidad mixta tienen el potencial de cambiar la forma en que las personas perciben e interactúan con el mundo digital. Tener el acceso a información clasificada en entornos virtuales de grandes capacidades de almacenamiento y con niveles de encrespamiento. Considerando que la gestión de las mismas pueda ser personalizada por los agentes lógicos propios de la organización permiten la posibilidad de confiar en los medios de la VR en un futuro cercano.

DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES DE LA GLOBALIZACIÓN

Hoy en día los sistemas de información han cambiado el manejo de las organizaciones actuales a través del uso de los recursos de los S.I. mejoran el conjunto de actividades, automatizan procesos operativos en los cuales ofrecen una plataforma para ayudar en la toma de decisiones ya sea para lograr ventajas competitivas sobre las empresas que comparten el mercado. Los negocios actuales, ya no son como antes en ninguna parte de la economía mundial y los gerentes que van a trabajar en las empresas que utilizan de manera intensiva sistemas

LA EMPRESA DIGITAL EMERGENTE

Una empresa digital es aquella en la que casi todas las relaciones significativas de negocios de la organización con clientes, proveedores y empleados se realizan y controlan por medios digitales. Los procesos de negocios centrales se completan a través de redes digitales que abarcan toda la empresa o se enlazan con múltiples organizaciones. Las características de las empresas digitales son: Los activos corporativos claves se manejan a través de medios digitales. Cualquier pieza de información que se requiera para apoyar las decisiones de negocios importantes está disponible en todo momento y cualquier lugar de la empresa. Perciben y responden a sus entornos con más rapidez que las empresas tradicionales, lo cual les da más flexibilidad para sobrevivir en tiempos turbulentos. El desplazamiento temporal y el espacial son la norma, es decir, el trabajo se lleva a cabo de manera física en cualquier parte del mundo en donde se realice mejor. Es decir, los negocios se realizan ininterrumpidamente las 24 horas. Respecto a ser emergente, por la característica típica del ensayo en nuevos entornos de negociación, es la manifestación del ensayo mismo de encontrar experiencias significativas, por ello el atrevimiento con propósito de encontrar soluciones en la puesta en práctica de tener una empresa digital es digna de ser mostrada ya que estos hechos añaden valor.

OBJETIVOS DE NEGOCIOS ESTRATÉGICOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Hay una interdependencia cada vez mayor entre la habilidad de una empresa de usar la tecnología de la información y su destreza para implementar estrategias corporativas y lograr los objetivos corporativos. Lo que una empresa quiera hacer en cinco años depende a menudo de lo que sus sistemas serán capaces de realizar. Aumentar la participación en el mercado, convertirse en el productor de alta calidad o bajo costo, desarrollar nuevos productos e incrementar la productividad de los empleados son procesos que dependen cada vez más en los tipos y la calidad de los sistemas de información en la empresa. Cuanto más comprenda usted esta relación, más valioso será como gerente. En específico, las empresas de negocios invierten mucho en sistemas de información para lograr seis objetivos de negocios estratégicos: excelencia operacional; nuevos productos, servicios y modelos de negocios; intimidad con clientes y proveedores; toma de decisiones mejorada; ventaja competitiva, y sobrevivencia.

CONCLUSIÓNES

Los sistemas re información tienen muchas aplicaciones dentro de las distintas áreas de una empresa y pueden ayudar a resolver distintas problemáticas que se nos presentes, en sí no siempre implantar un sistema de información nos ayudara a resolver todos los problemas.

Los sistemas de información son costosos y a veces es tardada su instalación, son inflexibles, también depende de la entrada de información y si no se cuida su origen pueden ser datos falsos que nos den una salida falsa o incorrecta.

Existe un impacto al implantar un sistema de información, que puede ser en lo social, económico y en lo político.

En si el sistema de información dependerá de la salida que necesitamos, y de las decisiones que debemos realizar, está información debe ser precisa, y oportuna.

La información que se genera en un departamento puede ser compartida con otros departamentos, y así se pueden reducir procesos.

Un sistema de información puede determinar el éxito o fracaso de una empresa, pues aumenta la competitividad y se tiene información actual que ayudara a una rápida toma de decisiones.